Jak założyć działalność gospodarczą przez internet – prosty poradnik krok po kroku

Założenie własnej firmy było dla mnie jednym z najważniejszych kamieni milowych w życiu. Odważna decyzja o zostaniu przedsiębiorcą zmieniła moje myślenie, a to z kolei odmieniło moją codzienność. Bez dwóch zdań było warto i chcę w tym wpisie zachęcić każdego z Was również do tego samego. Dowiesz się tutaj jak założyć działalność gospodarczą, dlaczego warto to zrobić oraz jak to wyglądało w moim przypadku.

Celem tego artykułu jest przedstawienie w ludzki sposób podstaw niezbędnych do założenia swojej firmy osobom, które nigdy nie wcześniej nie prowadziły własnej działalności gospodarczej. Do informacji praktycznych dodałem również odrobinę moich doświadczeń i rad.

Spis treści:

1. Własna firma, czyli strach ma wielkie oczy
2. Wizja Twojej firmy i schemat biznesowy
3. Jak założyć działalność gospodarczą, czyli podstawowe decyzje na początek
4. Rodzaj działalności, czyli wybór numerów PKD
5. Rodzaj opodatkowania Twojej firmy
6. Księgowość dla Twojej firmy
7. Właściwa rejestracja działalności gospodarczej (przez CEIDG lub przez bank)
8. ZUS i Urząd Skarbowy
9. Koszty prowadzenia własnej działalności gospodarczej
10. Twoje nastawienie kluczem do sukcesu

Przydatne linki:

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
• Wyszukiwarka kodów PKD
• Konto firmowe w mBank
• Biznes.gov.pl
• ePUAP (Profil Zaufany)

1. Własna firma, czyli strach ma wielkie oczy

Łatwo mi się mówi po czasie, że to wszystko nie jest takie straszne, ponieważ przyznaję, że bardzo się na początku bałem. Kilka lat temu nie miałem pojęcia od czego zacząć, a formalności związane z otwieraniem własnej działalności gospodarczej blokowały mnie przed aktywnym działaniem. Wiem, że moi czytelnicy to często aspirujący przedsiębiorcy i chcę takim osobom pomóc w zakładaniu swojej firmy i pokazać, że się po prostu da. Wpis ten pokaże jak taki proces startu wygląda od strony formalnej w przypadku prowadzenia prostej jednoosobowej działalności gospodarczej - w moim przypadku jest to działalność w formie bloga oraz sklepu internetowego.

Tak się składa, że moja firma w ciągu dwóch lat działalności (własną firmę otworzyłem 1 lipca 2018 roku) wygenerowała ponad pół miliona złotych przychodu (dokładnie 512 967 złotych w 23 miesiące działalności). Biorąc pod uwagę bardzo małe koszty prowadzenia firmy, to po opodatkowaniu wciąż większa część tej kwoty została u mnie w kieszeni. Dla jednych będzie to niewyobrażalny wynik, a inni może stwierdzą, że przecież nie kupiłem sobie jeszcze sportowego super-samochodu i kiepski ze mnie blogger. Ja uważam, że w porównaniu do etatu menedżera restauracji, w którym pracowałem ponad siły za kilka tysięcy złotych miesięcznie, jest to wynik wręcz kosmiczny.

Jak widać na załączonym wykresie (moje wyniki za 2019 rok) zysk zdecydowanie przeważa w mojej firmie, a koszty są wyraźnie niskie. Niestety skutkuje to dość wysokimi podatkami, ponieważ kwota podatków zależy właśnie od zysku. Sukces jest w tym wypadku okupiony sporym cierpieniem. 🙂

Wstęp motywacyjny mamy już za sobą i raczej faktem jest stwierdzenie, że etat nie ma żadnych szans w porównaniu nawet do takiej prostej działalności gospodarczej jak moja. Zakładając oczywiście, że jesteś w stanie brać odpowiedzialność za siebie i (bardzo) ciężko pracować. Formalności mające na celu założenie firmy nie są wcale bardzo trudne, ale wymagają one jednak sporej dawki odwagi i strach przed startem blokuje pewnie wielu z Was. Dlatego wszystkim niezdecydowanym dzisiaj pokażę dokładnie jak otworzyć swoją firmę i pomogę rozwiać te najczęstsze wątpliwości.

2. Wizja Twojej firmy i schemat biznesowy

Zanim przejdziesz do wypełniania wniosków oraz szukania biura księgowego musisz wiedzieć jak ma działać Twoja firma oraz jaka jest jej wizja. To najważniejszy krok i późniejsze formalności to już naprawdę mniejsze zmartwienie. Twoja firma to produkty i kupujący je klienci, a nie wniosek w urzędzie. Ja startując z blogiem miałem określoną wizję oraz rozpisane cele na najbliższy rok. Moim planem (wizją) było stworzenie bloga opartego na mojej osobie, który z czasem miał być monetyzowany poprzez sprzedawane tam produkty w postaci kursów online, afiliacji, czy nawet w formie mojej książki. Wizja była trochę mglista, ale pomysł dość dobrze przemyślałem i wiedziałem, że ten schemat biznesowy jest wykorzystywany z sukcesem przez wiele innych osób na całym świecie - tak, zrobiłem wcześniej solidne badanie rynku. Zdawałem sobie doskonale sprawę, że blog oraz sklep internetowy to coś co może z czasem dobrze zarabiać, oraz że ja sam jestem tematem bardzo zainteresowany. Jak widzisz nie robiłem nic na ślepo i pomimo regularnej improwizacji z mojej strony wizja była przemyślana. Nie jesteś w stanie zaplanować wszystkiego, ale musisz wiedzieć gdzie podążasz.

W moim przypadku działalność gospodarczą otworzyłem po ponad pół roku od startu bloga. Na początku nie oczekiwałem żadnych zarobków i starałem się dawać jak najwięcej wartości czytelnikom. Gdy zaczęły pojawiać się pierwsze zarobki to skorzystałem z możliwości prowadzenia działalności nierejestrowej i jak tylko przekroczyłem próg zmuszający mnie do otwarcia firmy (połowa wartości płacy minimalnej w Polsce, czyli 1300 zł w 2020 roku) to zrobiłem to bez wahania.

3. Jak założyć działalność gospodarczą, czyli podstawowe decyzje na początek

Żeby zarejestrować firmę w Polsce należy wypełnić wniosek w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Zanim przystąpisz jednak do wypełniania wniosku musisz ustalić kilka kwestii formalnych.

4. Rodzaj działalności, czyli wybór numerów PKD

Mając już konkretny pomysł na firmę należy zdecydować o formalnym rodzaju własnej działalności. Służy do tego klasyfikacja PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), która jest zbiorem numerów przypisanych do konkretnych rodzajów działalności gospodarczej. Każda osoba/firma musi określić jaki rodzaj działalności zamierza wykonywać i wyszukać w bazie PKD odpowiednie numery, które następnie poda podczas rejestracji swojej firmy w CEIDG. Nie ma limitu podawania ilości numerów PKD i startując ze swoją firmą należy podać numery, które odpowiadają naszej nowo otwieranej firmie. Warto też dodać te kategorie, które mogą się nam w najbliższej przyszłości przydać, ale aktualizacja naszego profilu w CEIDG jest prosta i można ją zawsze zrobić z poziomu naszego komputera.

Przykładowe numery PKD przypisane do mojej działalności gospodarczej:
47.91.Z - Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży
wysyłkowej lub Internet.
63.12.Z - Działalność portali internetowych.
58.11.Z - Wydawanie książek.

5. Rodzaj opodatkowania Twojej firmy

W tym miejscu wiele początkujących osób może poczuć spory strach połączony z niepewnością. Jako ciekawostkę podam przykład, że jednym z większych problemów moich kursantów publikujących na Amazonie swoje książki jest często obawa przed rozliczaniem sprzedaży i płaceniem podatków. Na Amazon KDP wprawdzie nie trzeba otwierać działalności gospodarczej (rozliczamy się jako autor raz w roku), ale nawet tutaj widzimy doskonale jak strach przed Urzędem Skarbowym potrafi niszczyć ambitne marzenia. Nie inaczej jest w przypadku aspirujących przedsiębiorców i tutaj wybór formy opodatkowania potrafi zniechęcić już na starcie.

Całe szczęście sprawa jest dość prosta i w większości sytuacji wybór będzie podobny. Ja w przypadku wątpliwości zalecam wizytę w biurze rachunkowym (i tak musimy się tam udać) - jeżeli wiemy tylko jaką firmę chcemy prowadzić to dostaniemy bardzo szybko konkretną odpowiedź co do formy rozliczania/opodatkowania naszej przyszłej firmy i przy okazji załatwimy temat wyboru księgowości.

Najczęstszym wyborem (szczególnie w firmach jednoosobowych takich jak moja) będzie wybór opodatkowania na zasadach ogólnych i podatek liniowy. Podatek taki płacimy od wypracowanego zysku (zysk to przychody minus koszty) i do Urzędu Skarbowego oddajemy określony % tego co udało nam się zarobić. Są w tym wypadku dwie opcje do wyboru: progresywna skala podatkowa (18% oraz 32%) i podatek liniowy (19%). Opcja progresywna opłaca się jedynie do kwoty 85 528 złotych przychodu rocznie (bardzo małe firmy), gdyż potem wchodzimy w opcję 32%. Prowadząc swoją działalność gospodarczą na wszystkie zakupy firmowe możemy otrzymać fakturę i wrzucić takie zakupy w koszty. Koszty pomniejszają zysk naszej firmy i dzięki temu zapłacimy niższy podatek.

Ja w mojej firmie na początku wybrałem podatek liniowy i płacę po prostu 19% podatku od wypracowanego zysku, ponieważ moje przychody znacząco przekraczają próg 85 528 złotych rocznie. Warto się dobrze zastanowić jakie przychody będziemy w stanie wygenerować, ponieważ formę opodatkowania można zmienić tylko raz do roku. W moim przypadku po około roku od startu własnej firmy przekroczyłem też 200 000 złotych rocznego przychodu i wszedłem dodatkowo jeszcze w podatek VAT. Oznacza to, że poza podatkiem liniowym muszę również zapłacić 23% VATu. Brzmi strasznie i wykonywanie co miesiąc przelewu na kwotę kilkunastu tysięcy złotych do Urzędu Skarbowego jest bardzo niekomfortowe. Jednak w większości sytuacji (szczególnie w takim biznesie jak mój) nie trzeba na starcie być płatnikiem VATu, jeżeli nie przekraczamy 200 000 złotych przychodu rocznie. VAT z czasem zaczął mi mocno doskwierać, ponieważ moja firma generuje duże przychody i jednocześnie małe koszty. Oznacza to płacenie bardzo dużych podatków i dużego VATu. W biznesie z dużymi kosztami (np. restauracja) VAT z zakupów wrzucamy sobie koszty i finalnie nie płacimy aż tak dużo tego podatku. Prowadzenie swojej firmy i płacenie podatków (szczególnie VATu) ma też jednak swoje plusy, ponieważ kupując sprzęt do mojej firmy (np. nowy laptop) płacę o około ⅓ mniej niż konsument bez działalności gospodarczej, gdyż odliczam sobie zapłacony podczas zakupu podatek, który w innym wypadku musiałbym i tak zapłacić.

6. Księgowość dla Twojej firmy

W większości wpisów w sieci dotyczących zakładania własnej firmy i wyboru księgowości znajdziesz linki afiliacyjne do biur księgowych internetowych. Ja będę bardziej obiektywny, pokaże jak wygląda to u mnie i podpowiem jak faktycznie przedstawia się rzeczywistość.

Gdy zakładałem swoją firmę naczytałem się mnóstwo na temat wspaniałości księgowych firm internetowych, które rozliczą Twoją działalność zdalnie. Nie zaprzeczam i pewnie większość z tych polecanych przez inne portale firm nie będzie złym wyborem, ale ja na starcie bardzo się przejechałem na wyborze księgowości internetowej. Co więcej mój ówczesny wybór to chyba najbardziej znana firma w Polsce i jest ona polecana przez największych blogerów. Cena miesięczna kusiła (poniżej 100 zł/mc) i wybrałem wtedy księgowość online. Moja działalność gospodarcza była bardzo prosta, ale gdy tylko wspomniałem o rozliczaniu praw autorskich z Amazona to rozpoczęła się fala dziesiątek maili, w których otrzymywałem kolejne to powody na temat tego, że rozliczanie sprzedaży przez Amazon KDP jest trudne i wręcz niemożliwe. Zostałem wręcz przegoniony przez pracownika tej największej w Polsce firmy, a powodem tego był po prostu brak wiedzy na temat rozliczania praw autorskich. Moja obecna księgowa rozlicza roczny przychód z Amazona w pięć minut, a wcześniej robiła to moja przyszła teściowa (jest też księgową) pewnie również w kilka minut. Po straconych dwóch tygodniach poszedłem do małego biura rachunkowego zaraz obok mojego mieszkania. Po krótkiej i miłej rozmowie temat był załatwiony.

Dostałem dostęp do platformy online Saldeo i moja komunikacja z lokalną księgowością odbywa się w pełni online, a w razie czego mogę zawsze odwiedzić ich biuro rachunkowe, które jest w moim mieście. Wszystkie faktury wrzucam do systemu online i otrzymuję na maila informację o podatkach do zapłaty, o ZUSie i cała platforma daje mi dostęp do danych księgowych mojej firmy. Dlatego pamiętaj, że księgowość online to nie tylko firmy internetowe. Praktycznie każde biuro rachunkowe zapewni Ci dostęp do księgowości online i nie musisz wcale ograniczać się do wyboru księgowości w sieci. Efekt finalny będzie ten sam, a Ty możesz prowadzić swoją firmę online z każdego miejsca na świecie.

7. Jak założyć działalność gospodarczą przez internet - proces rejestracji firmy

Po tym jak już odpowiednio się przygotujemy oraz wiemy jaka jest wizja naszej firmy przystępujemy do właściwej rejestracji działalności gospodarczej. Jeżeli tylko odrobimy nasze zadanie domowe (wizja, forma opodatkowania, nawiązanie kontaktu z biurem księgowym, numery PKD etc.) to reszta idzie już z górki. Na tym etapie mamy tak naprawdę dwie opcje. Pierwsza nich to rejestracja firmy przez przez stronę CEIDG a opcja druga to rejestracja za pośrednictwem banku.

Rejestracja firmy przez CEIDG

Jest to najpopularniejszy i oficjalny sposób na założenie firmy bez wychodzenia z domu. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to oficjalna strona rządowa, która służy właśnie do składania wniosków o zarejestrowanie firmy oraz również do aktualizacji danych firmowych (np. dodanie nowych numerów PKD z czasem). Zdecydowanie polecam ten sposób i na stronie CEIDG znajdziesz wiele dodatkowych informacji na temat zakładania swojej firmy.

Aby założyć zdalnie firmę oraz załatwiać z domu wiele innych spraw warto skorzystać z Profilu Zaufanego, który umożliwia nam zdalne podpisywanie dokumentów i składanie wniosków w urzędach. Ja już od dawana nie wyobrażam sobie osobistego jeżdżenia do urzędów. Jeżeli jeszcze nie korzystasz z ePUAP to najwyższy czas to zrobić.

Rejestracja firmy przez bank

W ciągu ostatnich kilku lat bardzo popularne stało się też zakładanie firmy z pomocą banku. Tak naprawdę proces ten to nic innego jak wypełnianie wniosku CEIDG w naszym imieniu przez pracownika wybranego banku. Nie jest to zła opcja i ja sam nawet swego czasu z tego skorzystałem, ponieważ mBank oferował 500 złotych w zamian za założenie firmy z ich pomocą (warto sprawdzić aktualne promocje w bankach). W tej sytuacji udajemy się do placówki i pracownik pyta nas o dane potrzebne do wypełnienia wniosku. Można zrobić to online na stronie wielu banków, ale w tym wypadku wybrał bym po prostu oficjalny portal CEIDG. Plusem tej sytuacji jest fakt, że zakładamy przy okazji konto firmowe w banku, które i tak należy założyć.

Gdybym dzisiaj zakładał firmę zrobiłbym to przez oficjalny portal CEIDG i konto firmowe założyłbym oddzielnie również w mBanku (mają dobrą ofertę) przez internet. Najlepszą opcją będzie rejestracja firmy przez CEIDG, założenie online konta firmowego (potrzebny jest nam do tego wydruk z CEIDG, czyli potwierdzenie zarejestrowania firmy) i finalnie zaktualizowanie danych w CEIDG (dodanie numeru konta bankowego). Na samym początku jeszcze dodałbym jeszcze założenie sobie Profilu Zaufanego, aby wszystko móc robić zdalnie. Profil zaufany podczas zakładania wymaga autoryzacji i konieczne będzie autoryzowanie Twojej tożsamości w urzędzie w okolicy lub w placówce wybranego banku.

Najlepsza kolejność działań: 1. Założenie Profilu Zaufanego (jeżeli go jeszcze nie posiadasz) 2. Rejestracja firmy w CEIDG online. 3. Otworzenie konta firmowego online. 4. Uzupełnienie numeru konta firmowego w CEIDG online. Jeżeli tylko posiadasz Profil Zaufany to nie musisz nawet wychodzić z domu, aby założyć swoją firmę.

8. Rejestracja w ZUS oraz w Urzędzie Skarbowym

Żeby nie było zbyt przyjemnie to dochodzi jeszcze kwestia rejestracji w skarbówce oraz w ZUSie. Całe szczęście możemy to zrobić w trakcie wypełniania formularza CEIDG i cały proces da się wykonać z domu. W razie wątpliwości jak wykonać te czynności polecam poprosić o pomoc Twoje biuro księgowe, które wybierzesz wcześniej. Jestem zdania, że nie trzeba być wszechwiedzącym i należy prosić o pomoc. Obsługujące mnie biuro rachunkowe posiada moje pełnomocnictwo i załatwia większość spraw bez mojej wiedzy. Gdy dzwoni do mnie Urząd Skarbowy to kieruję ich prosto do mojego biura i nie pytam o co chodzi. Dlatego nie staraj się być księgowym i nie szukaj odpowiedzi na każde pytanie dotyczące formalności i podatków, bo zwariujesz. Biuro rachunkowe z wielką chęcią Ci pomoże w kwestiach podatkowych jeszcze przed startem Twojej firmy, ponieważ dzięki temu przez następne lata będziesz regularnie opłacać ich usługi. Księgowość będzie odpowiadać na Twoje wszelkie pytania oraz dostaniesz od nich zawsze mailowo informację o tym jakie podatki musisz zapłacić.

Wraz z rejestracją działalności gospodarczej przejmujesz obowiązki przedsiębiorcy dotyczące m.in. opłacania składek ZUS, czyli co miesiąc należy takie składki opłacać (do 10-go dnia każdego miesiąca). Dobra wiadomość jest taka, że przez pierwsze pół roku prowadzenia firmy korzystasz z ulgi ZUS na start i nie płacisz składki na ubezpieczenie społeczne. Mówiąc prościej to przez pierwsze pół roku płacisz po prostu dość niską stawkę (około 400 zł), a po upływie pierwszych 6 miesięcy, przez następne dwa lata, zapłacisz tzw. mały ZUS, czyli około 600 zł. Finalnie dopiero po 30 miesiącach (2,5 roku) ZUS będzie wymagał od Ciebie składki w pełnej wysokości, czyli około 1400 zł. 😬

Na sam koniec pozostanie Ci wyrobienie pieczątki firmowej i czekanie na oficjalną datę startu Twojej firmy. Pamiętaj, że podczas składania wniosku możesz określić datę startu działalności z wyprzedzeniem.

9. Jakie są koszty prowadzenia własnej działalności gospodarczej?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ wszystko zależy od rodzaju wykonywanej działalności. Faktem jest, że dobra firma to taka, która przychody ma większe niż koszty. W moim przypadku (prowadzenie bloga oraz sklepu internetowego) koszty prowadzenia firmy są bardzo niskie, a przychody znacznie te koszty przewyższają.

Oto kilka przykładowych kosztów (brutto), które poniosłem w ostatnim miesiącu podczas prowadzenia mojej firmy:

• Reklama Facebook: 280 zł
• Wtyczka WpIdea Pro: 900 zł
• Orange (telefon): 67 zł
• Kupno/odnowienie domeny: 49 zł
• Księgowość: 307 zł
• Netia (internet): 65 zł
• Zoom: 156 dolarów
• Transkrypcja filmów: 250 zł
• Mailchimp (obsługa listy mailingowej): 85 dolarów

Wiele z powyższych wydatków muszę ponieść tylko raz w roku (WpIdea, Zoom) i dlatego w innych miesiącach koszty mogą być w związku z tym inne. Dla kontrastu to podczas premiery mojej książki sam koszt druku wyniesie pewnie kilkadziesiąt tysięcy złotych i koszty będą przedstawiać się całkowicie inaczej.

Posiadam też samochód zarejestrowany na moją firmę i dzięki temu odliczam sobie dodatkowo koszty pojazdu, paliwo i dzięki temu płacę mniejszy podatek. Podawanie kosztów paliwa mija się tutaj raczej z celem, ale powyższa lista jest dobrym odzwierciedleniem tego jakie koszty ponoszę jako blogger. W przypadku prowadzenia np. restauracji należałoby tutaj dodać wynajem lokalu, pracowników, towary etc, czyli wyszłoby jakieś 100 000 zł miesięcznie. Każdy biznes jest inny i mój akurat charakteryzuje się niskimi kosztami oraz małym ryzykiem.

10. Twoje nastawienie kluczem do sukcesu

Na sam koniec warto wspomnieć o najważniejszym czynniku sukcesu Twojej firmy, czyli o Twoich przekonaniach. Zaczynając przygodę z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej stajemy przed nieznanym. Czeka na nas wiele problemów do rozwiązania oraz masa wiedzy do zdobycia. Otworzenie własnej firmy i pokonanie powyższych kroków jest tylko wstępem do większej całości, która nie ma końca.

Proces zakładania własnej firmy to taki mały test na bycie przedsiębiorcą, ponieważ prowadzenie biznesu wymagać od Ciebie będzie ciągłej gotowości do działania przy jednoczesnym braku wiedzy jak dane zadania wykonać. Przedsiębiorca, który odnosi sukces nie przejmuje się tym, że nie wie jak coś zrobić, ponieważ jego siła tkwi w fakcie, że potrafi realizować cele pomimo braku wiedzy i zasobów. Powodzenia!